Vårt erbjudande: Vi förenklar hanteringen av era leverantörsfakturor och sänker samtidigt era kostnader radikalt
Bizzum levererar en lösning som heter LevFlow Solution som hanterar hela flödet av leverantörsfakturor. Det är en komplett tjänst från ax till limpa där du inte behöver köpa scanner, workflowprogramvara eller databasserver.
Du byter helt enkelt fakturaadress till vår scanningcentral så hanterar vi alla dina leverantörsfakturor online så att man lätt och bekvämt kan attestera fakturor via antingen datorn eller mobilen.
Vår integration gör att fakturan slutligen hamnar i ditt affärssystem för betalning, och vi kan med säkerhet säga att vi kan minska de administrativa kostnaderna med minst 50%.
Hur fungerar det? Inför uppstart med LevFlow
Vid uppstart skall alla leverantörer meddelas att fakturaadressen är ändrad.
Leverantörsfakturorna anländer då direkt till vår scanningenhet. Möjlighet finns också att kunden själva skickar in fakturorna om så önskas. Leverantörer kan även skicka sina fakturor via e-post och fakturabilden lagras även i vårt elektroniska arkiv. Godkända bildformat är PDF, PNG och Tif.
Brevöppning / Preparering / Scanning
Efter brevöppning och preparering scannas leverantörsfakturorna.
Tolkning/verifiering
Här tolkas och verifieras elva olika fält och automatiska kontroller görs avseende bla längd, checksifferkontroll, rimlighetskontroller, extra kontroll av stora belopp, datumformat med mera.
Oläsbara återsänds dessa till kund för åtgärd. Vi garanterar 99 % rätt på fakturanivå och 99,8% rätt på fältnivå.
Överföring av filer
Överföring av filer sker under dagen löpande med bilder och tolknings data till kunden.
Arkivering
Vi ombesörjer också säkerhetsklassad lagenlig långtidsarkivering. Efter scanning arkiveras dokumenten för att sedan transporteras till ett långtidsarkiv i 10 år. All hantering är sekretess och säkerhetsklassad. Sekretessmaterial plomberas före transport till långtidsarkivering eller till en godkänd återvinningsstation vid destruktion.
Elektroniskt återskick
Elektroniskt återskick innebär att insänt material som vi inte kan hantera skickas till kunden elektroniskt via e-post. Dokument som inte går att scanna eller dokument som överstiger 2Mb plockas ut och skickas till kund med vanlig post, exempelvis inkasso, krav, orderbekräftelser, leveransbesked, rabattcheckar eller andra brevvarianter.
Ankomstregistrering
När de elektroniska fakturorna anlänt till LevFlow och första fakturan visas för ankomstregistrering/preliminärbokning är alla dokument ankomstregistrerade.
Attest
Fakturan skickas ut för attest till en eller flera personer. I konteringsbilden kan du ange konto, kostnadsställe och projekt. När den sista personen attesterat fakturan är den klar för definitivbokning.
Definitivbokning och överföring till affärssystemet
Definitivbokningen görs i regel av ekonomiavdelningen som gör en sista kontroll att allt är korrekt. Här finns all historik, de som attesterat och konterat i tidigare moment.
Om allt är korrekt godkännes fakturan och överförs till affärssystemet och vidare till betalning.
Återsökning
Återsökning av fakturan kan ske på en mängd olika sätt i LevFlows webblösning, till exempel kan du söka på referens- och fakturanummer, leverantör, datum, belopp med mera. Lagrade fakturor kan när som helst återsökas för utskrift. |
